Se você chegou à conclusão que é uma pessoa desorganizada ou precisa apenas melhorar sua organização digital, vamos trilhar essa jornada.
Alinhando o entendimento, a sua Vida Digital é composta pelos diversos dispositivos que utiliza:
- Smartphones, notebooks, PCs/desktops, tablets, wearable devices (dispositivos “vestíveis”. Por exemplo, um relógio Smart, conectado à internet)
E, através desses dispositivos, você - Executar diversos aplicativos, acessar suas redes sociais, registrar e armazenar imagens (fotos e vídeos), digitalizar documentos (ou qualquer papel com informação útil a ser guardada), agendar suas atividades no calendário e ler/responder seus e-mails, acompanhar sua lista de tarefas, etc
No meio de tantas coisas, o que organizar primeiro? Depende do seu perfil.
Além do seu nível de organização pessoal, existe uma outra característica que deve ser levada em conta.
Você é mais arrojado (disposto a correr mais riscos) ou mais conservador (menos propenso a riscos)?
Em geral, pessoas com maior domínio da tecnologia digital são mais arrojadas, mas faça uma autoanálise.
Cruzando as duas informações, em qual quadrante (abaixo) você se encaixa?
Não se preocupe, não há quadrante melhor ou pior. Isso é apenas uma maneira de orientar a forma de se organizar.
Se você estiver no 2º Quadrante (Mais Organizado e Mais Arrojado), a sua organização pode começar pelo seu problema mais frequente e que tenha bastante volume. Assim, você terá resultados mais rápidos.
Por exemplo: você tem uma grande quantidade de tarefas ou eventos que chegam através das redes sociais (incluindo o WhatsApp), dos e-mails e de ligações telefônicas (eu ainda uso o celular para conversar de maneira convencional).
Como organizar isso? Além da necessidade básica de filtrar essa enorme onda de informações, TUDO o que é relevante deve ser registrado numa ferramenta/aplicativo para você não se perder.
Apenas essa ação irá melhorar muito sua disponibilidade de tempo e diminuir o estresse, sabendo que não precisará guardar tudo na cabeça!
Se você estiver no 1º Quadrante (Mais Organizado e Mais Conservador), a sua organização pode começar por um problema que tenha menor impacto, até que você tenha confiança de dar passos mais largos.
Se você está no 3º Quadrante (Menos Organizado e Mais Conservador), é importante entender o conceito básico da organização, antes de botar “a mão na massa”.
A partir daí, tendo uma noção maior do impacto, você dará passos menores, porém seguros, em direção à Organização.
Já o 4° Quadrante (Menos Organizado e Mais Arrojado) segue o mesmo viés do 2º Quadrante (entender o conceito), só que você dará passos mais largos e verificará mais rapidamente o que funciona e o que não funciona para você.
Em qualquer dos Quadrantes, as ferramentas para a Organização Digital são basicamente as mesmas.
O que muda é a sua ordem de utilização e a profundidade no conhecimento da teoria e prática na sua Vida Digital.
Vamos começar com um inventário de seus dispositivos e aplicativos. A finalidade é descobrir onde seu tempo está escoando. Ou seja, identificar porque a sua produtividade está menor do que deveria.
O profissional de Organização Digital é capaz de orientar o cliente na escolha de aplicativos que registram o tempo de uso do seu dispositivo e em que redes sociais ou aplicativos você passa mais tempo.
Sabe aquele “minutinho” que você vai dar uma olhada rápida no Facebook ou Instagram? Você se surpreenderá quanto tempo é consumido nessa atividade.
Além disso, você deve manter os diversos aplicativos sincronizados em dispositivos diferentes e, sempre que possível, na mesma posição na tela. Exemplo: smartphone e tablet.
Se um aplicativo estiver na 1ª página no seu smartphone e na 3ª do seu tablet, seu cérebro terá que guardar essas informações distintas.
Para quê? Não vale dizer que é para evitar Alzheimer, fazendo com que o seu cérebro não caia na rotina.
Nosso cérebro gosta de padrões, pois economiza energia quando sabe o que fazer. Não sou um especialista, mas creio que ir para o trabalho por locais diferentes é mais interessante para exercitar o cérebro do que manter telas diferentes.
O uso de uma ferramenta de Mapa Mental ajudará o profissional de Organização Digital a montar a taxonomia (estrutura com nomes das áreas) para o cliente.
Exemplo:
Da mesma forma que a posição dos aplicativos nas diferentes telas, o uso de uma estrutura padrão para armazenamento de arquivos, e-mails e gerenciadores de informações (OneNote, Evernote, Google Keep…) facilitará a localização da informação, independente do aplicativo utilizado.
E esse é um dos pilares da Organização: facilitar o acesso àquilo que você mais usa!
Comparando com a Organização Física, você deixa à mão as coisas mais utilizadas. Por exemplo, seus talheres de uso diário ficam na 1ª gaveta da cozinha e os enfeites de Natal são guardados na parte de cima do armário do quarto, onde se alcança apenas com o uso de uma escada. Nem quero imaginar se fosse ao contrário! (risos)
Na Organização Digital, o mesmo se aplica!
Você não armazenará suas informações de uso frequente, numa hierarquia de pastas com inúmeras subpastas.
Elas estarão armazenadas numa hierarquia pequena (no 1º ou 2º nível, por exemplo).
Lógico que há facilidades no mundo digital. As buscas/pesquisas, uso de etiquetas (tags) ou de atalhos, mas deixaremos isso para outro artigo, combinado?
Agora que você se reconheceu em um dos Quadrantes, verá que a Organização Digital é para todos.
A grande diferença é qual o seu ponto de partida e por qual trilha irá seguir.
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Vamos melhorar a Vida Digital juntos!
