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Como ganhar agilidade nas rotinas do trabalho

Terminar um dia de trabalho com a sensação de que você “não teve tempo nem para respirar” e, mesmo assim, sobraram várias pendências não é um privilégio seu!

O diagnóstico mais provável é que você está fazendo tarefas urgentes ou operacionais, não sobrando tempo (nem energia) para realizar as mais importantes.

Mas, se tudo é urgente, como ter tempo para o que é importante?

Eu me atrevo a dar algumas sugestões.

Você tem noção da quantidade de tempo que você fica online?

É um bom começo! Mas prepare-se para o susto!

A sua sensação é que você entrou rapidinho no smartphone para responder um e-mail pessoal e, por causa das notificações no Facebook, você aproveitou para dar uma olhada na sua linha do tempo.

Cansado de ver tantas discussões políticas (e nada polidas), você entrou no Instagram para curtir algumas publicações legais e, quando decidiu voltar à rotina do trabalho, o dia estava quase acabando e você não enviou a informação que um cliente solicitou com urgência!

A recém lançada versão iOS 12.0 (iPhones e iPads) incluiu a funcionalidade “Tempo de Uso”. Mas já existiam aplicativos com esse objetivo. Por exemplo: Moment (iOS) e QualityTime (Android).

Mas se a sua necessidade é organizar/categorizar suas tarefas, você pode usar uma metodologia para isso.

Recomendo o GTD (Getting Things Done®) para que você “descarregue” as tarefas (ou projetos) da sua cabeça e classifique o que é urgente (ou não) e o que é importante (ou não).

Como qualquer mudança de hábito, a persistência é que tornará você um entusiasta dessa nova solução.

Para ter foco, a técnica Pomodoro pode te ajudar, fazendo com que você se dedique a uma ou mais tarefas durante 25 minutos, sem interrupção, intercalados com 5 minutos fazendo algo para desanuviar. Tomar um café, por exemplo.

Você pode usar o cronômetro (ou timer) do seu smartphone ou instalar um aplicativo com essa funcionalidade.

Outra sugestão é definir horários para ver e responder seus e-mails. Às vezes, isso não é possível quando o e-mail vem com “anexo”. Nesse caso, o “anexo” é a ligação do remetente com a indefectível pergunta: “você leu meu e-mail?”.

Mesmo assim, você tem que se posicionar sobre o que é prioritário. Senão, você passará seu dia respondendo e-mails e WhatsApp, sem notar que cada tarefa drena seu tempo e sua energia.

A automação de tarefas operacionais, por exemplo, armazenar um e-mail na pasta correta, economiza um tempo precioso e agilizará a busca dessa informação, no futuro.

Um profissional da Organização Digital é capaz de avaliar quais seus reais pontos de gargalo e oferecer soluções embasadas em estudos, metodologias de amplo uso e aplicativos que facilitam seu trabalho.

A Prisma Vida Digital oferece esse serviço de consultoria (presencial ou online), com passagem de conhecimento, para que você evolua por conta própria.

Vamos fazer isso juntos?

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